1. Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

De website van PayManager wordt gehost via STRATO.

Voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website is PayManager verantwoordelijk. STRATO treedt hierbij op als hostingpartij en verwerkt technische gegevens voor het beschikbaar stellen en beveiligen van de website.

Verwerkingsverantwoordelijke:
PayManager

Hostingpartij / gegevensbeheerder:
STRATO

STRATO kan technische gegevens verwerken die nodig zijn om de website goed en veilig te laten functioneren, zoals serverlogs, IP-adressen en technische verbindingsgegevens.

2. Verzamelde persoonlijke gegevens

PayManager kan de volgende persoonsgegevens verzamelen wanneer je onze website gebruikt of contact met ons opneemt:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Functie of rol binnen het bedrijf
• Bericht of aanvraag via het contactformulier
• Gegevens die je zelf aanlevert in communicatie met PayManager
• IP-adres
• Websitegedrag, zoals bezochte pagina’s en klikgedrag
• Technische gegevens, zoals browser, apparaat, datum en tijdstip van bezoek
• Cookiegegevens, indien cookies of analysetools worden gebruikt

Wanneer je klant wordt van PayManager, kunnen er aanvullende gegevens nodig zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening. Denk hierbij aan bedrijfsgegevens, personeelsgegevens, salarisgegevens en HR-gerelateerde gegevens. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor het uitvoeren van de afgesproken dienstverlening.

3. Doel van gegevensverzameling

PayManager verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het beantwoorden van vragen via het contactformulier
• Het opnemen van contact naar aanleiding van een aanvraag
• Het plannen van een kennismakingsgesprek
• Het opstellen van een offerte
• Het uitvoeren van salarisadministratie en HR-dienstverlening
• Het verwerken van personeelsmutaties, loonruns en HR-documentatie
• Het verbeteren van onze website en dienstverlening
• Het analyseren van websitebezoek en online prestaties
• Het beveiligen en goed laten functioneren van de website
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Het onderhouden van klantrelaties

PayManager verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is, bijvoorbeeld omdat de gegevens nodig zijn om contact op te nemen, een overeenkomst uit te voeren, te voldoen aan wettelijke verplichtingen of omdat je toestemming hebt gegeven. Volgens de AVG moeten organisaties duidelijk uitleggen wat zij met persoonsgegevens doen en waarom.

4. Bewaren van persoonsgegevens

PayManager bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om gegevens langer te bewaren.

Gegevens uit contactformulieren worden bewaard zolang dit nodig is om de aanvraag te behandelen en eventueel een samenwerking op te starten. Klant- en administratiegegevens worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor administratie, salarisverwerking en bedrijfsvoering.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

PayManager deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, de werking van de website of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Mogelijke partijen zijn:

• STRATO, voor hosting van de website
• Administratieve of salarissoftware
• E-mail- en communicatiediensten
• Boekhoudkundige of juridische dienstverleners
• Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is

Met partijen die persoonsgegevens namens PayManager verwerken, worden waar nodig afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van gegevens.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

PayManager neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Dit doen wij onder andere door:

• gebruik te maken van beveiligde systemen;
• toegang tot gegevens te beperken tot bevoegde personen;
• zorgvuldig om te gaan met klant- en personeelsgegevens;
• technische beveiligingsmaatregelen toe te passen via onze hostingpartij;
• gegevens alleen te gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.

7. Cookies en analyse

De website van PayManager kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies worden gebruikt om de website goed te laten werken, het gebruik van de website te analyseren en de online ervaring te verbeteren.

Wanneer PayManager gebruikmaakt van analytische of marketingcookies, wordt dit vermeld in een cookiebeleid of cookiemelding. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij eerst toestemming.

8. Rechten van betrokkenen

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens PayManager van jou verwerkt. Daarnaast heb je, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• je gegevens in te zien;
• je gegevens te laten aanpassen;
• je gegevens te laten verwijderen;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• verwerking te laten beperken;
• eerder gegeven toestemming in te trekken;
• gegevens over te laten dragen aan jezelf of een andere partij.

Wil je gebruikmaken van deze rechten? Neem dan contact op met PayManager via de contactgegevens op de website.

9. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over de manier waarop PayManager met persoonsgegevens omgaat? Dan kun je contact opnemen met PayManager. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

PayManager kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website.